Jak odpowiedzieć na wezwanie do udzielenia informacji CBP Form 28

Czym jest CF-28?

CBP Form 28, Request for Information (wezwanie do udzielenia informacji), dotyczy jednego zgłoszenia. Specjalista ds. importu wysyła je, gdy faktura i zgłoszenie zbiorcze nie dają CBP dość informacji. CBP potrzebuje ich, aby sklasyfikować lub wycenić towar albo sprawdzić zgodność z przepisami.

CBP wysyła formularz przez aplikację CBP Forms w ACE Portal albo w wersji papierowej. Adresatem jest importer (importer of record). Kopia do wiadomości trafia zwykle do agencji celnej, która złożyła zgłoszenie.

Formularz stwierdza, że odpowiedź jest wymagana na podstawie 19 U.S.C. 1509. Próbki po zwolnieniu towaru reguluje 19 CFR 151.11.

O co pyta CF-28?

Formularz wskazuje jedno zgłoszenie i zawiera konkretne pytania. Częste prośby dotyczą:

• Materiałów o produkcie: stron katalogu, kart technicznych i prostego opisu, czym jest wyrób i jak działa.
• Zestawienia materiałów według masy i według kosztu.
• Zamówienia, umowy i dowodu zapłaty.
• Tego, czy kupujący i sprzedający są podmiotami powiązanymi.
• Kosztów, których nie ma na fakturze: opakowania, prowizji sprzedażowych, świadczeń dodatkowych (assists), tantiem i opłat licencyjnych. Te pytania sprawdzają wartość transakcyjną.
• Próbek towaru.

Instrukcja formularza mówi, że wszystkie informacje, dokumenty i próbki muszą dotyczyć przesyłki opisanej w formularzu.

Ile mam czasu na odpowiedź?

Mają Państwo 30 dni od daty wezwania. Data jest w formularzu. Liczy się od tej daty, a nie od dnia, w którym zobaczyli Państwo formularz. Instrukcja formularza i zasady CBP dla zgłoszeń zbiorczych w ACE podają 30 dni.

Jeśli odpowiedź w 30 dni nie jest możliwa, należy skontaktować się z funkcjonariuszem CBP wskazanym w formularzu przed upływem 30 dni. CBP może przedłużyć termin według własnego uznania. Odpowiedź funkcjonariusza warto zachować na piśmie.

Próbki wymagają szczególnej uwagi. CBP może poprosić o próbki towaru, który już zwolniła. Jeśli nie zostaną szybko wysłane, CBP może zażądać zwrotu towaru na podstawie gwarancji celnej (19 CFR 151.11).

Co należy wysłać?

Pełna odpowiedź ma trzy części:

1. Kopię CF-28. Instrukcja prosi o zwrot kopii formularza razem z odpowiedzią.
2. Krótkie pismo przewodnie, które odpowiada na każde pytanie w kolejności formularza. Wskazuje dokument, który potwierdza każdą odpowiedź.
3. Dokumenty oraz, jeśli CBP o nie prosi, próbki. Próbki należy oznaczyć numerem zgłoszenia.

Upoważniony przedstawiciel firmy podpisuje w formularzu oświadczenie, że informacje są prawdziwe i poprawne. Formularz mówi, że nie jest to wymagane, gdy wypełnia go firma zagraniczna.

Odpowiedź wysyła się przez ACE Portal lub przez system CBP Document Imaging System (DIS). Według instrukcji formularza CBP traktuje wszystkie przekazane informacje jako poufne. Strony z tajemnicą handlową warto tak oznaczyć.

Jakie błędy zdarzają się najczęściej?

• Liczenie 30 dni od dnia otwarcia formularza. Termin biegnie od daty wezwania.
• Odpowiedź na część pytań i pominięcie reszty. Należy odpowiedzieć na każde pytanie zgodnie z najlepszą wiedzą. Jeśli pytanie nie dotyczy sprawy, trzeba to napisać i wyjaśnić dlaczego.
• Przekazanie formularza dostawcy i wysłanie do CBP wszystkiego, co odeśle. Najpierw trzeba przeczytać dokumenty dostawcy. Mogą być sprzeczne ze zgłoszeniem.
• Opis produktu, który nie pasuje do kodu HTS w zgłoszeniu. Przyczynę trzeba wyjaśnić przed odpowiedzią.
• Dokumenty innej przesyłki. Formularz pyta tylko o przesyłkę, którą wskazuje.
• Zgadywanie. Jeśli fakt nie jest znany, należy to napisać.
• Brak odpowiedzi. CBP decyduje wtedy na podstawie informacji, które już ma.

Co zrobić, gdy przy przygotowaniu odpowiedzi znajdę błąd?

Najpierw trzeba zająć się błędem, a dopiero potem odpowiedzieć. Nie wolno wysyłać do CBP odpowiedzi, o której wiadomo, że jest niepoprawna.

Jeśli zgłoszenie nie zostało zlikwidowane, można je poprawić korektą po złożeniu zgłoszenia zbiorczego (PSC). Jeśli ten sam błąd jest w innych zgłoszeniach, dobrowolne ujawnienie (prior disclosure) może zmniejszyć ryzyko kary (19 U.S.C. 1592(c)(4)).

Przewodnik CBP o dobrowolnym ujawnieniu mówi, że samo wezwanie o próbki lub materiały o produkcie nie wszczyna formalnego dochodzenia. Liczy się jednak czas, dlatego przed odpowiedzią warto porozmawiać z agencją celną.

Co się dzieje po odpowiedzi?

CBP czyta odpowiedź. Sprawa może się zakończyć bez zmian. Jeśli CBP postanowi zmienić klasyfikację lub wartość, wysyła CBP Form 29, Notice of Action (zawiadomienie o działaniu).

Termin 20 dni na odpowiedź przy działaniu proponowanym wynika z zasad CBP. Po likwidacji zmianę kwestionuje się protestem (19 U.S.C. 1514).

Jak może pomóc Allied?

Allied przygotowuje i składa odpowiedzi na CF-28 dla importerów, także do zgłoszeń złożonych przez inną agencję celną. Wystarczy podpisać pełnomocnictwo(po angielsku) i przesłać nam formularz oraz numer zgłoszenia.

Sporządzamy listę tego, czego chce CBP, porównujemy dokumenty ze zgłoszeniem i przygotowujemy pismo przewodnie. Po Państwa akceptacji składamy odpowiedź przed terminem.